Hoppa till sidans innehåll

Regler/rutiner vid utlandsuppdrag för Tekniska Funktionärer


Vid internationella uppdrag för tekniska funktionärer finns ett antal regler och rutiner som skall följas. Reglerna och rutinerna uppdateras fortlöpande av TF internationella samordnare.

Internationella resebudgeten för Badminton Sweden Tekniska Funktionärer (TF) beslutas varje säsong av Badminton Sweden årsmöte på förslag från VoTS (där TF ingår). Kostnadsmedvetenhet är mycket viktigt för alla tekniska funktionärer på utlandsuppdrag.

(Bilden från Swedish Open 2020 i Uppsala)

På grund av den osäkra situation angående covid-19 spridningen. Samt att BWF/ BEC tävlingskalendrar uppdateras löpande med inställda och uppskjutna tävlingar, kommer ansökan och uttagning för perioden 1/1-30/6 2021 av internationella domare uppdrag, att senareläggas till november 2020.  

  • Senast 1 nov 2020 mejlar TF Internationella samordnarna ut en lista på de tävlingar, där förhoppningsvis Badminton Sweden får domarinbjudningar under perioden 1/1- 30/6 2021.
  • Senast 15 nov svarar alla internationella domare med att ange vilka tävlingar som de kan vara tillgängliga under perioden.
  • Senast 29 nov gör TF internationella samordnare en preliminär uttagning av lämplig tävling/tävlingar för varje internationell domare. Utifrån hans/hennes ambition och nivå, samt den resebudget som finns. 
  • OBS Preliminära uttagningar kan göras före 29 nov beroende på tidiga inbjudningar från arrangörer.
  • Den preliminära uttagningen publiceras på TF hemsidan och kan ändras under perioden, på grund av att ingen inbjudan kommer till oss i Sverige, covid-19 situationen eller annat.

När inbjudningar kommer från arrangören av tävlingen gäller följande riktlinjer:

  • TF kollar att preliminärt uttagen domare fortfarande kan/vill åka på uppdraget, med bifogad inbjudan från arrangören.
  • Vid ok från domaren nominerar TF internationella samordnarna domaren till arrangören av aktuell tävling.
  • När bekräftelse från arrangören kommer, informeras domaren om uttagningen.
  • Inom fem dagar skall domaren bekräfta sitt deltagande till de internationella samordnarna, ja eller nej.
  • Vid ja kontaktar domaren omgående arrangören/tävlingen och bekräftar sitt deltagande, domaren börjar också leta resor enligt de riktlinjer som finns (se Håkans text nedan)*
  • Domaren kollar upp sitt pass (restriktioner angående utgångsdatum mm) vid resa till landet. Eventuella viseringar eller andra handlingar, som behövs för uppdraget, är domarens eget ansvar/kostnad. Information kan läsas på UD reseinformation eller på hemsidan för det aktuella landets ambassad.
  • Domaren kollar även upp sina hem/reseförsökringar att de är aktuella. Detta behövs om något oförutsett händer och domaren är tvungen att avboka sin resa. ( se mera information nedan angående vad som ersätts av Badminton Sweden vid sådana händelser)
  • Inom sju dagar från bekräftelsen av domare uppdraget, kontakta Håkan för godkännande av sin planerade resa. Om Håkan godkänner resan köper domaren den omgående med eget kreditkort.
  • När resan är köpt skickar domaren ett mejl till This is a mailto link och meddelar kostnad för resan (flyg/tåg/bil).

* På grund av Covid-19 situationen i världen kan andra riktlinjer för resor tillämpas säsongen 2020/2021, kontakta Jan och Håkan för mer information.

 Efter hemkomst av uppdraget gäller följande riktlinjer:

  • Senast 14 dagar efter hemkomst från uppdraget, använda de redovisningsmallar som finns och mejla in rese ersättningsanspråk tillsammans med kvittokopior och internationell reserapport till This is a mailto link 
  • TF internationella samordnarna konterar, godkänner, samt vidarebefordrar ersättningsanspråk till behörig person på kansliet.                           
  • OBS För att få möjlighet att åka på nästa internationella uppdrag måste det senaste uppdraget vara redovisat och klart till TF.
  • Vid reseersättningsanspråk som skickas in senare än två månader efter det internationella uppdraget, kommer inga pengar att betalas ut, enligt Badminton Sweden resepolicy.
  • Utbetalning av ersättningsanspråk görs normalt till domarens bankkonto den 25:e i månaden efter inskickandet av ifyllda mallar.

För att det inte skall råda några tvivel om vad som ersätts eller inte finns här exempel:

Ersättning ok:

  • Badminton Sweden ersätter flyg/tågbiljetter köpta till billigaste möjliga pris och endast efter godkännande av Tekniska Funktionärer Internationella samordnare innan bokningen/köpet gjordes.
  • Badminton Sweden ersätter buss/tåg biljetter till lägsta möjliga pris till flygplats/tågstation
  • Om egen bil skall användas vid transport till flygplats/tågstation/uppdrag skall det godkännas av Tekniska Funktionärer internationella samordnare innan resa, då kan milersättning godkännas.
  •  Om tävlingen inställs p.g.a Force majeure (ex corona virus, vulkanaskmoln o.s.v) betalar SBF den del av resans kostnad som inte återbetalas av flygbolaget. (flygskatter återbetalas alltid av flygbolaget)

Ersätts inte:

  • Kostnader för ändringar av flyg/tågbiljetter ersätts inte.
  • Oro inför resan av olika orsaker och domaren vill avboka köpt resa. Då gäller egen reseförsäkring/hemförsäkring.
  • Taxiresor till/från flygplats/tågstation ersätts normalt inte. Men kan diskuteras om inga andra alternativ finns och måste godkännas av internationella samordnaren före resans början.
  • Parkeringsbiljetter på flygplats/tågstation ersätts inte
  • Milersättning utan att få godkännande av internationella samordnarna ersätts inte.

Skyldigheter för Internationella domare

  • Vara förberedd, samt använda rätt utrustning och kläder till turneringar
  • Följa det regelverk som BWF har angående etik och uppförande koder, som finns för tekniska funktionärer https://corporate.bwfbadminton.com/statutes/
  • Eget ansvar att uppdatera regelkunskaper via SBF/Badminton Sweden hemsida, BWFs hemsida
  • Regelbundet ta del av TFs hemsida där information och nyheter redovisas
  • Föra statistik (Record of Work) på genomförda matcher och redovisa detta senast 10 maj till This is a mailto link
  • Stötta andra domare i sitt fortsatta dömande med stöd och råd efter ”tuffa” domaruppdrag
  • Vid utlandsuppdrag vara Badminton Sweden ansikte mot andra nationer
  • Att tänka kostnadseffektivt vid köp av resa till utlandsuppdrag och följa Håkan Fossto riktlinjer(se nedan)
  • Efter utlandsuppdrag skicka domarrapport till TF Internationella samordnarna
  • BEC och BWF domare för också internationella Record of Work av dömda matcher och redovisar till respektive organisation vid årets slut

Håkan Fossto har gjort en sammanställning av riktlinjer och tips, som alla domare vid utlandsuppdrag skall tänka på. Vid förfrågan hjälper Håkan också till med letande av prisvärda resor.

"TF beslutade att reskostnader inte får godkännas om de hamnar utanför ramarna. För att hjälpa till med att hamna rätt skall samtliga som reser på internationella uppdrag stämma av sin resplan och reskostnad med Håkan Fossto som genom flitigt resande förvärvat kännedom om billigaste vägar, rimliga priser och bra bolag. Samtliga resor skall fortfarande godkännas av TF (budgetansvarig) innan bokning. Om funktionären önskar boka en resa som inte är optimal ur kostnadsperspektiv skall extrakostnaden betalas privat."

Då vår budget på utlandsuppdrag är begränsad så gäller det för alla att boka en så billig resa som möjligt, efter de förutsättningar och den lokalisering som den uttagna domaren har. En prisvärd resa ger möjlighet för oss att skicka fler domare på internationella uppdrag under säsongen.

Boka resan så tidigt som möjligt. När ni fått besked om uttagning och arrangerande land accepterat, börja leta resa.

1.     Försök, om möjligt att resa från de stora flygplatserna, ex. Arlanda eller Köpenhamn. Utbudet och priserna är mycket bättre från dessa avreseplatser.

2.     Boka på nätet. Ger alltid ett bättre pris än om ni bokar via en resebyrå.

3.     Betala med kort, ex. Visa eller Mastercard så får ni en extra försäkring på köpet. Täcker lite kostnader vid förseningar av bagage bland annat.

4.     Tips om bra sökmotorer för resor, mrJet.se, Flygresor.se, Seat 24, travellink.se,
flygvaruhuset.se, flygstolen.se, supersavertravel.se, luftgrop.se,
flygstolen.se, Easyjet, Air Berlin, SAS, Norwegian, Ryanair. 

5.     När ni hittat en resa kontrollera på flygbolagets egen sida också och jämför.

 

 

 

  

 

Uppdaterad: 22 MAR 2018 09:13 Skribent: JAN ANDERSSON

Postadress:
Svenska Badmintonförbundet
Idrottens Hus, Box 11016
100 61 Stockholm

Besöksadress:
Skansbrogatan 7
118 60 Stockholm

Kontakt:
Tel: 086996022
E-post: This is a mailto link

logologologologologo